Reanalizarea planificării spațiului este importantă pentru companiile în continuă evoluție. Pentru că nevoile angajaților se schimbă, spațiile de lucru pe care le utilizează vor trebui să se schimbe și ele. De asemenea, merită să reevaluați alocarea spațiului dacă n-ați mai făcut lucrul ăsta de câțiva ani – probabil că tipurile de spații de lucru existente sunt învechite sau, în cel mai bun caz, ar trebui supuse câtorva îmbunătățiri. Este un moment excelent pentru a vă pune întrebarea dacă aveți suficient spațiu de relaxare.
Definirea spațiilor de relaxare
Ce este spațiul de relaxare? Cea mai simplă definiție este: orice spațiu care nu are un scop predeterminat. Ar putea fi vorba despre o masă cu trei sau patru scaune sau ceva mult mai complex, precum un spațiu experimental în care angajații pot să intre și să iasă.
Spațiile de relaxare sunt o soluție rapidă pentru o nevoie urgentă. O ședință se încheie, dar trei oameni trebuie să se reunească pentru a discuta o chestiune secundară. În loc să se îngrămădească în jurul biroului cuiva, „fug” într-un spațiu pentru 15-20 de minute. Un angajat are două ședințe la etajul patru, cu o pauză de 30 de minute între ele. În loc să se întoarcă la biroul lui de la etajul unu, se retrage într-un spațiu de relaxare pentru a se pregăti între ședințe.
În mod neoficial, birourile folosesc de decenii întregi spații de relaxare. Astăzi, ele au evoluat de la confort la necesitate, pornind de la rolul lor în mediile de lucru agile. Nu doar că trebuie să puneți la dispoziție spații de relaxare, dar mai trebuie și să vă asigurați că aceste zone permit diverse tipuri de muncă. Este momentul să reevaluați rolul pe care spațiile de relaxare îl joacă în birou.
Spațiile de relaxare sunt reprezentarea supremă a agilității într-un mediu de lucru alert. De regulă, sunt ocupate timp de 30-45 de minute, iar natura lor nestructurată le transformă în spațiul ideal pentru oricine le-ar ocupa.
Oferiți-le angajaților spații de relaxare variate
În general, spațiile de relaxare propriu-zise nu au un scop definit. Cu toate astea, o zonă de relaxare poate da tonul pentru tipul de muncă pe care oamenii o desfășoară în spațiul respectiv.
O zonă de relaxare ascunsă într-un colț retras poate să atragă angajații care caută un refugiu – un loc în care să se concentreze asupra unui lucru important pentru o perioadă scurtă de timp. De asemenea, o zonă de relaxare experimentală care are tematica unei cafenele ar putea să încurajeze colaborarea, atrăgând grupuri mici care au nevoie de un loc în care să dezbată sau să lanseze câteva idei.
Atmosfera unui spațiu de relaxare ar trebui să le sugereze angajaților tipul de mediu în care se pot aștepta să lucreze. Crearea unor spații de relaxare variate reprezintă o modalitate nemaipomenită de a le oferi angajaților un spațiu flexibil care să le satisfacă nevoile în continuă schimbare. Muncă silențioasă astăzi, instrumente pentru colaborare mâine, spațiu de desfășurare săptămâna viitoare. Cu cât sunt mai variate spațiile de relaxare, cu atât mai ușor le va fi angajaților să se deplaseze prin locul lor de muncă, în funcție de cerințele zilei sau de volumul sarcinilor lor.
Spațiul nestructurat este crucial în birourile agile
Rolul unei zone de relaxare la birou nu poate fi subestimat într-un mediu de lucru modern. Angajații în mișcare au nevoie de spații în care să se adăpostească pentru a-și trage răsuflarea sau pentru a duce la îndeplinire sarcini rapide. Un spațiu de relaxare neutru și primitor reprezintă oportunitatea ideală. Creați atmosfera potrivită prin designul spațiului și va deveni un sanctuar pentru angajați – un spațiu în care se vor simți în largul lor și siguri pe ei, în ciuda programului lor alert.
Astăzi, o mare parte din birouri sunt organizate pentru a încuraja în mod concret agilitatea. Chiar dacă experiența din mediul de lucru este flexibilă la suprafață, există mecanisme de control rigide care îi permit să se îndoaie fără să se rupă. Managerii de facilități joacă un rol neprețuit, iar dezvoltarea automatizării birourilor ușurează monitorizarea mediilor dinamice.
Spațiile de lucru nestructurate reprezintă un activ esențial și din punct de vedere al managementului. Aceste spații de tipul „crează-le și uită de ele” n-au nevoie de gestionare, deoarece sunt cu adevărat agile. Dacă sunt bine gândite, ele sunt o modalitate inteligentă prin care forța de muncă poate fi sprijinită, optimizându-se în același timp amenajarea spațiului pentru birouri.
Cum să facem spațiile de relaxare să funcționeze
Spațiile de relaxare sunt cele mai flexibile spații din birou, dar acest lucru nu trebuie să le transforme într-o soluție de ultimă oră sau de umplutură pentru planurile de amenajare. Spațiul de relaxare dedicat trebuie să aibă o natură strategică – fiind amplasat în zone în care oamenilor le este ușor să facă tranziția între diferite activități. Angajații trebuie să se simtă confortabil într-un spațiu de relaxare, indiferent că își văd singuri de treaba lor sau că discută într-un grup mic. Cel mai important, trebuie să stimuleze productivitatea, contribuind la consolidarea conceptelor de agilitate și flexibilitate în mediul de lucru.
Angajații au folosit dintotdeauna spații de relaxare. Acum, în birourile moderne, rolul lor s-a extins. Amplasați aceste spații adaptabile și accesibile acolo unde sunt cele mai utile și încurajați angajații să profite de ele ori de câte ori au nevoie de un loc în care să fie productivi.
